知識とおもてなしで出張の最適化を図るコンシェルジュサービスは、人が生み出す付加価値になる

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出張が多いビジネスマンにとって、航空券の予約や宿泊先の手配などはかなりの手間がかかる作業です。

出張先での展示や会議場所など、移動先に応じて電車やバス、ときにはレンタカーなどの準備も必要で、土地勘のない場所であればあるほどその苦労はなおさらです。会社組織であれば、立替処理などの経費精算、手配依頼や承認申請などのフローも発生してしまうなど、実は仕事の非効率さを生み出す要因かもしれません。

会社の役員であれば、こうした作業は秘書などが代行してくれるかもしれませんが、必ずしも役員すべてに秘書がついているわけでもなく、秘書もそうした出張手配を細かくできるようなスキルがあるとは限りません。いわんや、スタートアップなどのスモールチームでは、代表自らが飛行機の予約をすることは日常的です。

福岡を拠点に活動しているハーツエージェントプロモーションの「手配代行ワンストップサービス」は、そうした面倒を解消するサービス。創業21年目の同社は、創業当時から出張手配のビジネスコンシェルジュを提供しています。いまのようにネットで予約ができない時代は、手配の多くはアナログかつチケットレスでもないので、1件づつ手渡しで駅や空港でチケットを渡して見送っていたことも。いまでも、そうした人を介したやりとりを大切にしていて、24時間電話オペレーターが対応がやりとりを対応しています。

もちろん、ただの代行サービスではなく、急な予定の変更に対しても24時間相談、希望や要望にあった出張の手配ができ、独自の仕入れ網と最適なチケットの選定で、直接的な出張コストの削減にもつながります。もちろん、決済や予約など手配にかかるすべてを代行するため、付随する事務コストも削減。

同代行サービスはBtoB向けサービスとして提供しており、企業単位で利用するため出張旅費の請求や精算の一元管理によって出張費の適正利用や不正防止など、業務の透明化を図ることができます。また、代行サービスだけでなく経費削減に向けた業務改善の提案までをサポートするビジネス支援サービスも提供しています。

最近では、訪日外国人の団体客向けに貸切バスやクルーズ船の手配なども行っているとのこと。これらの貸切バスも、提携している企業の遊休資産を活用していています。

また、外国人向けのコンシェルジュの育成として、積極的に外国人を採用しているのですが、普段は同社のコンシェルジュやガイドとして働きつつ、空いている時間で提携しているホテルや旅館のフロントとして働くなどの仕組みを作るなど、人材の有効活用をしています。他にも、これまでの代行サービスで培った実績やネットワークをもとに、訪日外国人向けサービスの可能性は大いにありえますね。

福岡の利点である交通網のアクセスの良さ、アジアとしての玄関口としての立地がある一方、宿泊先やガイド、出張の多さにおける業務の手間をいかに削減するかは、国内国外問わず悩まされていただけに、こうしたサービスは経営者にとっても、旅行者にとってもありがたいですね。東京から福岡に来るビジネスマンも多いなか、こうした出張手配はやはり誰かに頼みたいところ。

ネットで簡単に予約できるとはいえ、検索で一覧に出てくる宿泊先や移動手段も、安さや効率さだけを重視したものになりがちですが、人が介することで生まれるきめ細やかな調整は、既存のサービスでは実現できない「おもてなし」といえますね。

今後、人工知能などによってさまざまなサービスが代行されるなか、こうした人が介することで生まれる付加価値の可能性は、人が提供できる一つの大きなポイントかもしれません。

Eguchi Shintaro

編集者、ジャーナリスト。

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